Vier simpele tips voor dossier management

Het managen van uw zaken als projecten brengt een hoop voordelen met zich mee, zowel voor uzelf persoonlijk als voor uw kantoor. Zo is het bijvoorbeeld een stuk eenvoudiger om dossiers en activiteiten goed te plannen wanneer dit systematisch gedaan wordt en kunt u de voortgang van een zaak beter monitoren, waardoor deze soepeler verloopt. Daarnaast wordt de samenwerking voor de cliënt ook een stuk prettiger, aangezien deze door de gestructureerde aanpak beter weet hoe de zaak ervoor staat en de factuur geen verrassing wordt.

Vaak wordt de stap naar dossiermanagement, of Legal Project Management, beschreven als een radicale overgang naar een nieuwe ‘discipline’ of manier van werken. In onze ogen hoeft het allemaal niet zo radicaal te zijn. In dit artikel hopen we met een aantal simpele tips u te helpen om uw dossiers beter te kunnen managen.

1. Deel de zaak op in fases

Wanneer u met een zaak start, deel deze dan op in verschillende fases met bijbehorende taken en budgetten, een projectplan als het ware, en verwerk dit plan in uw tijdschrijfsysteem. Per zaak zal de indeling van werkzaamheden enorm verschillen, maar wanneer u dit systematisch doet, wordt het makkelijker om in te schatten wat nodig is en hoe lang specifieke werkzaamheden over het algemeen duren. Daarnaast wordt het ook eenvoudiger om taken te verdelen/delegeren, aangezien er duidelijke taken met duidelijke doelen omschreven zijn. Het einde van elke fase is een mooi moment om met de cliënt de voortgang van de zaak te bespreken en de vervolgstappen door te nemen. Deze constructieve, transparante manier van communicatie geeft cliënten het gevoel van voorspelbaarheid en controle over de zaak.

2. Gebruik de data

De advocatuur is met uitstek de branche waarin het grootste deel van de kantoren tijd schrijft. Combineer dit met de gedetailleerde narratives bij elke boeking en je hebt een dataset waar de meeste projectmanagers en Finance-afdelingen in andere branches slechts van kunnen dromen. Advocatenkantoren lijken de waarde van deze dataset te beperken tot facturatie en verantwoording van de facturen, terwijl zo veel meer mogelijk is. De data is er al, het hoeft alleen nog maar gebruikt te worden.

Een aantal toepassingen van de data:

  • Ondersteuning bij het opstellen van projectplannen/budgetten: Hoe zijn vergelijkbare zaken in het verleden verlopen?

  • Verbetering van uw planning: Hoe lang doe ik gemiddeld over activiteit X?

  • Inzicht in winstgevendheid: Welk type zaken/welke cliënten zijn het meest winstgevend?

  • Inzicht in specialisatie van medewerkers: Welke advocaat binnen het kantoor is gemiddeld het meest efficiënt in het uitvoeren van activiteit X?

Natuurlijk gaat de accuraatheid van de data, en dus de toepassingen hiervan, gepaard met de mate waarin accuraat en volledig tijd wordt geschreven. Dit brengt ons bij het volgende punt.

3. Schrijf uw tijd volledig en accuraat

Dit is het fundament van het goed managen van dossiers. Om daadwerkelijk conclusies te kunnen trekken op basis van data uit een tijdschrijfsysteem is het noodzakelijk dat deze data klopt. Declarabele en niet-declarabele tijd zijn hier even belangrijk. Advocaten zullen dus moeten stoppen met het bewust niet schrijven van (niet-declarabele) tijd. Daarnaast is het belangrijk om boekingen met omschrijvingen als “Other” of “Overige werkzaamheden” zo veel mogelijk te vermijden.

4. Gebruik de juiste tools

Het gebruik van de juiste tools kunnen u aanzienlijk helpen met het vereenvoudigen van de stappen die hierboven staan beschreven. Naast TIQ is er een flink aantal handige tools die het managen van dossiers eenvoudiger maken voor advocaten. In een opvolgende serie zullen we dieper ingaan op deze tools, dus houd deze omgeving in de gaten.

Bij TIQ zijn we erg benieuwd naar uw ervaringen met het managen van dossiers. Neem gerust contact met ons op om van gedachten te wisselen over best practices, uitdagingen en ondersteunende tools.

Over TIQ

TIQ helpt advocaten met urenregistratie, zodat tijd schrijven binnen één minuut per dag gedaan is. Onze award winnende software maakt het schrijven van uren eenvoudig door te koppelen met de tools die je gebruikt voor je dagelijkse activiteiten. Dit levert een compleet overzicht op van de tijd die je hebt besteed aan emails, documenten, afspraken en andere activiteiten, dus geen vergeten uren meer.

www.tiqtime.com/a/legal