Vier tips voor tijd schrijven in de advocatuur

12 % van tijd gaat verloren

Recentelijk hebben we in samenwerking met Clocktimizer onderzoek gedaan naar de manier waarop Nederlandse kantoren omgaan met tijd schrijven, AFAs en budget management. Een van de meest opvallende bevindingen van dit onderzoek was dat advocaten gemiddeld maar liefst 12% van alle declarabele tijd niet schrijven. Los van de aanzienlijke verloren omzet krijgt het management van een kantoor zo een verkeerd beeld van de tijdsbesteding van hun advocaten. Slechte urenregistratie vormt dus een aanzienlijke uitdaging binnen de advocatuur. In dit artikel geven we vier tips voor het beter schrijven van tijd.

1. De juiste tools

Het gebruiken van de juiste software vormt het fundament voor goede urenregistratie en het terugdringen van 'gelekte' uren. Tijdsregistratiesystemen waarbij je achter je bureau op kantoor moet zitten om je tijd te kunnen schrijven (ze bestaan nog) passen totaal niet meer bij deze tijd. Bij het kiezen van een systeem voor tijdsregistratie is het vooral belangrijk er voor te zorgen dat de applicatie snel en eenvoudig werkt en dat er in ieder geval een mobiele applicatie beschikbaar is. Applicaties zoals TIQ, die daarnaast automatisch een overzicht maken van je activiteiten kunnen als geen ander het aantal niet-gedeclareerde uren terug dringen.

2. Activiteiten direct registreren

Het uitstellen van tijd schrijven is een slechte gewoonte. Wanneer advocaten bijvoorbeeld maar één keer per week tijd schrijven, vergroot dit de kans van vergeten activiteiten (en dus verloren omzet) en een inaccurate verdeling van uren per cliënt. Zelfs als aan het einde van de dag tijd wordt geschreven, is de kans aanzienlijk dat de tijdsregels niet correct worden ingevoerd. Leer jezelf aan om gedurende de dag je tijdschrijfsysteem op de achtergrond open te hebben, zodat je direct na het voltooien van een activiteit deze kan registreren. Deze manier van tijd schrijven is veruit het meest accuraat.

3. Gedetailleerd tijd schrijven

Goede beschrijvingen bij een tijdsregel zijn essentieel. Wanneer een groot deel van de tijdsregels als 'overige werkzaamheden' staat geregistreerd, is de kans groter dat klanten vragen gaan stellen over hun factuur. Daarnaast maken dit soort beschrijvingen analyse van tijdsbesteding ook erg lastig en inaccuraat, aangezien het niet duidelijk is waar deze tijd naar toe is gegaan. Zorg er dus voor dat in elke tijdsregel duidelijk is beschreven welke werkzaamheden zijn verricht.

4. Alle tijd schrijven

Sommige advocaten schrijven bewust niet al hun tijd, omdat ze van mening zijn dat ze te lang over een bepaalde taak hebben gedaan. Dit is zonde. Allereerst zorgt een compleet urenoverzicht logischerwijs voor een beter beeld van de tijdsbesteding, ongeacht of deze tijd gefactureerd is of niet. Daarnaast is het waar nodig altijd nog mogelijk om korting te geven nadat alle uren zijn geregistreerd. Het is dus erg belangrijk om alle uren, zowel declarabel als niet-declarabel, te registreren.

Hopelijk helpen deze tips om de 12% gemiste uren terug te dringen. Mocht je zelf nog goede tips hebben, laat het ons weten!