Tijd schrijven een zwak punt bij advocaten

Tjerk van Dalen

15 May 2017

Nederlandse kantoren zijn nog niet goed voorbereid op de transitie van uurtarieven naar alternatieve prijsstructuren, een trend die in de VS al geruime tijd zichtbaar is. Inefficiënte processen en het gebrek aan goede tools voor tijdsregistratie en budgetmanagement kosten Nederlandse advocatenkantoren veel omzet. Dat blijkt uit recent onderzoek van LegalTech bedrijven TIQ en Clocktimizer.

Binnen de advocatuur wordt steeds vaker gewerkt met alternative fee arrangements (AFAs). Uit het onderzoek blijkt dat in Nederland 28% van alle zaken inmiddels op AFA basis gaat en dat 36% van alle zaken een budget krijgt toegewezen. Dit lijkt misschien hoog, maar in vergelijking met kantoren in de VS gebruiken Nederlandse kantoren gemiddeld 50% minder gebudgetteerde dossiers dan hun Amerikaanse collegae. De auteurs verwachten dat cliënten die deze manier van risico delen in de VS zien, dit ook steeds vaker in Nederland zullen verwachten.

De onderzoekers stellen dat advocatenkantoren moeite hebben met het omgaan met deze nieuwe financiële structuren, omdat ze vaak niet de juiste tools en processen tot hun beschikking hebben om budgetten nauwkeurig te plannen en te beheren. Er liggen veel kansen voor kantoren om binnen deze nieuwe prijsstructuren hun omzet te verhogen, zonder extra werklast.

De eerste kansen voor het ‘vinden’ van omzet ligt volgens de onderzoekers al bij het tijdschrijven, waar nu gemiddeld 12% van alle declarabele uren niet wordt geregistreerd. De hoofdzakelijke reden hiervoor is het vergeten van uitgevoerde werkzaamheden. Huidige tijdschrijfsystemen maken het erg moeilijk om gedurende de dag en onderweg tijd te schrijven, met als gevolg dat advocaten aan het eind van de dag hun werkdag moeten reproduceren. Daarnaast blijkt uit het onderzoek dat maar liefst 27,5% van alle dossiers met een budget over het aantal gebudgetteerde uren heen gaat. Het grootste deel (87%) van deze uren wordt volledig of deels afgeschreven. Kantoren die deze afschrijvingen kunnen beperken hebben dus een duidelijk financieel voordeel.

Volgens de auteurs ligt de voornaamste oorzaak van dit probleem bij de manier waarop kantoren hun budgetten plannen en beheren en de tools die ze hiervoor gebruiken. Zo gebruikt slechts 13% van de kantoren historische data van vergelijkbare zaken bij het plannen van budgetten. Veruit het grootste deel van budgetten (81%) wordt puur gebaseerd op ervaring, met als gevolg dat veel budgetten te laag wordt ingeschat. Daarnaast worden budgetten nauwelijks in de gaten gehouden gedurende het verloop van de zaak. Hoewel het aanhouden van een budget per fase de minste afschrijvingen oplevert, gebruikt slechts 13% van de kantoren deze techniek om budgetten te beheren. Schokkend genoeg blijkt uit het onderzoek dat bijna een kwart van de kantoren het budget überhaupt niet bijhoudt gedurende een zaak.

De onderzoekers geven Nederlandse kantoren een aantal tips om de afschrijvingen te beperken hun omzet te verhogen. Allereerst is het belangrijk om volledig en accuraat tijd te schrijven. Naast het beperken van directe afschrijvingen helpt dit bij het plannen en beheren van budgetten. Daarnaast adviseren de auteurs kantoren om de zaak in fases te verdelen en budgetten toe te wijzen op basis van historische data van vergelijkbare zaken. Op deze manier wordt het eenvoudiger om budgetten in de gaten te houden en zullen budgetten vaker representatief zijn voor de werklast. Tot slot worden kantoren aangemoedigd om actief op zoek te gaan naar technologie die hen kan ondersteunen in het plannen en beheren van budgetten.

Eén van de auteurs, Clocktimizer, is bezig met het opbouwen van een kenniscentrum rondom het voorbereiden van advocatenkantoren op de toekomst. Op 23 mei organiseren zij de webinar “Is your firm futureproof?”, waar met een panel van specialisten van Perkins Coie, Hogan Lovells, CMS en DLA Piper uitgebreid aandacht besteed zal worden aan hoe advocatenkantoren met behulp van technologie optimaal kunnen profiteren van ontwikkelingen in de advocatuur. Tijdens de webinar zal onder andere besproken worden hoe kantoren het beste om kunnen gaan met nieuwe prijsstructuren en veranderende wensen van de cliënt. Inschrijven is gratis en doet u hier.

Download de whitepaper

Download

More blogposts

Subscribe to our newsletter